拠点のITで最初に起きる問題は、何があるのか誰も分からなくなることです。現地で契約した回線、購入した端末、登録したサービスをまとめて確認できる台帳を、開設前に作ります。表計算ソフトで十分ですので、項目を決めて続けることが重要です。
台帳に載せる項目は、対象、契約者名、契約先、費用、更新日、管理担当、認証情報の保管場所です。パスワードそのものは台帳に書かず、管理ツールへの参照先だけを記録します。契約者が個人名義になっていないかも、必ず確認します。
更新の仕組みも決めます。新しいサービスを使う前に申請する、月に1回は本社と拠点で一覧を見合わせる、といった軽い決まりで構いません。退職時のアカウント停止も、台帳と照らして漏れを確認します。
運用が軌道に乗れば、台帳は費用の見直しにも役立ちます。重複したサービスや使われていない契約が見つかり、削減につながることがあります。半年に一度は棚卸しの日を設けると、無理なく続けられます。